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Cómo organizar una conferencia

 

 

Para llevar a cabo una conferencia con éxito debes de realizar una planificación completa de las siguientes tareas:

 

Planifica con tiempo

 

Muchos locales y servicios de comida se deben de reservar con meses de antelación. Además muchos participantes tendrán que viajar y hacer hueco en sus agendas para estar presentes.

 

Prepara la agenda y objetivos

 

Definir claramente los puntos que se van a tratar y cuáles serán los objetivos que se deben alcanzar.

 

Elige una fecha adecuada

 

Las conferencias se realizan durante periodos determinados del año y en días particulares de la semana para asegurarnos el mayor número de asistentes. Entre marzo y Junio o entre septiembre y noviembre y los jueves/viernes o lunes/martes.

 

Duración de la conferencia

 

La duración de una conferencia dependerá de la cantidad de ponentes y de los objetivos marcados.

 

Nombre de la conferencia

 

Esto ayudará cuando comiences a difundirlo en las redes sociales y también servirá en la planificación dado que así lograrás que tus  materiales sean coherentes.

 

Elige un nombre que aluda al objetivo de la conferencia.

 

Desarrolla un presupuesto

 

Prepara un presupuesto donde contemples todos los posibles gastos que la conferencia va a conllevar (alquiler del local, catering, materiales, pago a los ponentes…) y cíñete a tu presupuesto.

 

Patrocinadores

 

Los patrocinadores pagarán un cargo por apoyar la conferencia, sin embargo, también obtendrán una presencia en el contenido de la conferencia mediante presentaciones o paneles con sus propios materiales de conferencia (anuncios, logos…)

 

Precio de entrada

 

Algunas conferencias son gratuitas y otras tienen un costo exorbitado. Si son conferencias locales y pequeñas, no se suele cobrar el acceso a ellas. Para aquellas que duran varios días y además se sirve comidas se suele cobrar un cargo de inscripción.

 

El precio de la entrada también irá en función del nivel de los ponentes.

 

Local para la conferencia

 

Elegir un local adecuado pasa por  tener en cuenta el número de asistentes, la conveniencia del local, el estacionamiento, la proximidad al trasporte público, buena comunicación con aeropuertos y hoteles.

 

Decide un menú

 

Determina si contratarás un servicio de catering que lleve el desayuno, almuerzo y/o refrigerados o bien será brindado por la propiedad del local.

 

Ten en cuenta que algunos asistentes pueden presentar algunas alergias o intolerancias alimenticias, prevé alguna opción vegetariana o sin gluten.

 

Define el programa

 

Empieza con un discurso inaugural. Distribuye el resto de conferencias en sesiones cortas ( el contenido real de las sesiones lo determinará el ponente correspondiente ), así como talleres, proyecciones u otros formatos que desees incluir. Finaliza la conferencia con un orador motivacional o con un desafío al público.

 

Otras actividades

 

Si la conferencia es de varios días, decide si es posible que tus asistentes quieran algún tipo de entretenimiento, como recorridos por la zona local, una noche de cena…

 

Determina los ponentes

 

Valora dentro del sector qué personas pueden dar un valor añadido a tu conferencia, busca al menos un orador principal que te ayude a convencer a los demás para que asistan a la conferencia.

 

Crea una página web

 

Tener presencia digital es importante para que la conferencia sea de éxito. Crea una página web e incluye toda la información importante sobre la conferencia, asegúrate de incluir todos los materiales impresos y anuncios que estén relacionados.

 

Fecha, hora y dirección del local donde se llevará a cabo el evento; nombre de los ponentes, programa y un enlace para poder registrarse. Así como otros datos de interés sobre el transporte, alojamiento, atracciones del lugar…

 

Publicita

 

Imprescindible dar a conocer la conferencia con tiempo suficiente de antelación. Dependiendo del tamaño de la conferencia y del público objetivo se utilizarán distintos medios:

 

  • Redes sociales
  • Servidores automáticos de listas de correo y listas de contacto de correos electrónicos
  • Periódicos, boletines, revistas, blogs comerciales…
  • Carteles

 

Registro de asistentes

 

Facilitar un enlace a la web donde los interesados puedan inscribirse y confirmar su asistencia. También puedes permitir que los participantes llamen por teléfono o envíen un email con su registro.

 

Esto nos dará una idea de la cantidad de personas que asistirán.

 

No olvidemos facilitar un método de pago, en el caso de que nuestra conferencia conlleve el pago de inscripción.

 

Equipamiento

 

Preguntar con anticipación a los ponentes si van a necesitar algún tipo de equipo adicional para sus presentaciones como podio, televisor, conexión wifi…

 

Considera si los asistentes tendrán que tomar notas para asegurarte que el local tenga sillas con mesa de apoyo.